How to avoid chargebacks

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Neko-Rina's avatar
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No new info added. Just revamping this because I've seen a couple of chargeback cases lately, and since I've gained watchers since the last time I updated the journal I don't want anybody to miss this helpful info.

---Scroll down for the english version, please---


SPANISH


EDIT:


Puede que haya gente que ya conociera esto pero yo acabo de enterarme y quiero compartirlo con vosotros.

El uso de facturas no nos protege al 100% contra estos fraudes porque como siempre Paypal se excusará en que no hemos enviado nada y somos nosotros lo que intentamos robarle el dinero a la otra persona.
Pues esto se acabó.
Desde los Detalles de la factura, abajo hay una pequeña opción de "Añadir número de segumiento" (puede que tengáis que ver la factura desde el sitio clásico de Paypal, al menos a mí sólo me aparece si lo hago así). Y desde allí en Estado del Pedido elegís la opción "Pedido tramitado/Servicio prestado". Automáticamente los campos dedicados al número de seguimiento y compañía de envíos cambiaran a un No Aplicable.

Con esto ya deberíamos quedar totalmente a salvo de estafadores.

Encontré alguien que enseña los pasos en inglés, pero puede seros útil para encontrar las opciones de todos modos: fav.me/d9nzla3

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Este journal va dirigido a todas aquellas personas que ofrecen comisiones, ya sea por paypal o puntos.

Como muchos ya sabréis, últimamente se están dando muchos casos de estafadores que piden miles de comisiones y al cabo de unas semanas le reclaman el dinero a paypal, lo que inglés se llama un Chargeback. El resultado es que nosotros nos pasamos horas trabajando en la imagen que se nos ha pedido y al final nos quedamos endeudados por culpa de éste tipo de personas que no tienen el más mínimo respeto hacia el arte (pero bien que piden dibujos eh... qué irónico T_T).

Por desgracia Paypal no nos protege mucho a los artistas, especialmente a los digitales, y muchas veces llevamos las de perder, pero creo sinceramente que todos deberíamos hacer un esfuerzo por librarnos de éstas situaciones.

Había un journal muy bien detallado sobre cómo protegernos a nosotros mismos contra el fraude. Digo había porque el link murió y no consigo volver a encontrarlo, o algún otro que fuera tan detallado.

Yo os lo voy a resumir destacando los consejos más importantes que le ví.

Primero de todo, los motivos por los que los estafadores reclaman su dinero de vuelta suele ser por los siguientes:
  • Uso fraudulento de su dinero/cuenta (por desgracia creo que éste es el más común).
  • El producto no ha sido recibido (la segunda excusa más usada)
  • El producto no es lo que yo pedí.

¿Qué formas tenemos para protegernos y demostrar que esas personas sólo están intentando estafarnos a nosotros, como vendedores?
  • Redactar un archivo de "Términos y condiciones" (abreviado como ToS en inglés).
    Esto viene siendo LO MÁS IMPORTANTE QUE TENÉIS QUE HACER. Sé que es aburrido y tedioso, pero cuanto más extenso y detallado lo hagáis mejor. A parte de explicar cómo es el proceso de pago, cómo trabajáis, si mandáis bocetos o no, hay ciertos puntos que son muy importantes, tales como que debéis remarcar que están pagando un archivo digital que nunca va a ser impreso ni enviado a sus casas (a menos que estéis dispuestos a subir el precio de vuestros servicios para pagar los portes del envío y ofrezcáis enviar una copia impresa, aunque sea en calidad sencilla.)
    También debéis hacerles declarar de alguna forma (puede ser una frase que aparezca en el formulario) que saben lo que están pidiendo, que aceptan vuestros términos y condiciones y se comprometen a acatarlos, además de que son mayores de edad o tienen el permiso de sus padres para gastarse el dinero en esto. Esto viene siendo una medida de seguridad para evitar el primer motivo de chargeback.
    Y sí, lo sé, da mucha pereza hacer todo esto, pero primero; es una forma de incrementar tu protección como vendedor, y segundo; hará que te veas más profesional. Los buenos clientes lo agradecerán ya que no les gusta quedarse con dudas al pedir una comisión.
  • Lo siguiente puede parecer complicado al principio, pero no lo es tanto. La gran mayoría de artistas le piden al cliente que les mande el pago a su dirección de Paypal ¿verdad? Pues bien, debéis hacer justo lo contrario. ¿Cómo? Utilizando la función de mandar facturas (o invoice) de Paypal.
    ¿De qué sirve esto? Poneos en situación, si a vosotros os llega una factura a vuestra cuenta y sabéis que no habéis encargado nada ¿la pagaríais? NO. Ergo, de esta forma, es poco creíble que "os hayan mandado el pago por error" (excusa que podrían usar para que les devolvieran el dinero).
    Como Paypal ha estado cambiando la interfaz no creo que sirva de mucho que os muestre una captura de pantalla, pero es fácil llegar hasta las facturas; en la página principal de Paypal hay una pestañita arriba que dice "Enviar o solicitar dinero". Allí deberíais encontrar la opción de crear una factura.
    Una vez allí, debéis añadir (si no todo) parte de vuestros ToS, las cosas que os parezcan más importantes. También podéis colocar un logo, otro elemento que hará que os veáis más profesionales, y decidir hasta cuándo va a ser válida la factura; una forma más de evitar que los pagos se alarguen. Si el cliente no paga en el plazo estipulado, la factura deja de ser válida.
  • Antes de aceptar ningún encargo, indagad sobre el pasado de vuestro cliente, preguntad a la gente que le conoce, a otros artistas que hayan trabajado para él, fijaros en si la cuenta es muy nueva (que podría ser un indicio de estafador), en su forma de escribir, en si oculta cosas en su perfil, etc...
    Hay un par de sitios de donde podéis sacar información:
    artists-beware.livejournal.com…
    artists-beware.tumblr.com/
    Sí, están en inglés, pero Google es mano de santo para estas cuestiones.
  • No tengáis miedo a rechazar a clientes que no parecen de confianza. Tal como he dicho, si veis cualquier pequeño indicio de que algo va mal, como que escribe de forma muy vulgar, os pide dibujar cosas que van contra vuestros ToS, pagar a plazos, no parece haberse informado con anterioridad... Cualquier cosa. Simplemente decid NO.

EDIT: No creáis que usando los puntos de dA como sistema de pago estáis seguros tampoco; si el cliente reclama el dinero que se gastó en los puntos a Paypal, los points que éste haya usado serán eliminados de vuestras ganancias.

Si aún así sufrís algún día un caso de chargeback, no dudéis ni un segundo en hacer volar la noticia. Ponedlo en vuestro dA, Facebook, Tumblr, cualquier sitio, y cuantos más mejor, por supuesto. No os quedéis callados, buscad a más gente estafada por esa persona y poneos de acuerdo en lo que vais a hacer. Llamad a Paypal y a quien haga falta. Uno de los casos más grandes que ha habido hasta la fecha se solucionó porque todos los artistas afectados se juntaron y batallaron con Paypal hasta que al final éstos tuvieron que ceder. (Es bastante imposible creer que una persona haya hecho 100 pagos erróneos en un mismo periodo de tiempo y todos tengan que ver con encargos de ilustraciones, ¿no creéis?).

Finalmente aclararos que ésto no es una garantía. La actual política de Paypal no nos protege como artistas digitales, pero cuantos más obstáculos les pongamos a los estafadores, más cerca estaremos de la victoria.

Puede que vuelva a editar el journal, me parece que se me olvida decir cosas pero ahora mismo no caigo.
Cualquier sugerencia es bienvenida.
Y si os ha servido de algo todo este largo texto, no dudéis en pasárselo a vuestros amigos y cualquier artista al que pueda interesarle.

Saludos, y que la suerte nos acompañe, compañeros ♥
Rina



ENGLISH


EDIT:


I just discovered something that could finally protect us 100%.
If you are using the invoice system to get payments there's a way to avoid chargebacks because "they haven't received the product".
On the Invoice Details, there should be a little option right on the end that says "Add tracking number" (it only works for me if I browse around the old paypal site). Once you're there, on the Order Status you'll find an option that will disable the shipping information files (Sorry, I'm from Spain, I don't know the exact words on Paypal English Website).

With this we should be totally safe from now on.

EDIT 2:

I just found a person that explained this process with some screenshots, you may want to check it if you haven't found those options yet: fav.me/d9nzla3

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This is a journal dedicated to every artist who offers any type of commissions.

As you may know, there have been a lot of chargeback cases in the last months.
Basically, the customer requests you to draw them something, and after some weeks of receiving the art they fill a chargeback request on Paypal wich leaves us, the artists, without any funds even if we wasted our time to draw a picture.

Unfortunately Paypal policies arent' the best to protect artists as sellers (specially digital artists), but I think we all should make an effort to avoid those situations.

There was a very good and detailed journal which explained you how to protect yourself against fraud but unfortunately the link isn't working anymore so I'll try to sum up what I think is most important.
I know it's long, I know the solutions are boring and tedious to do, but if you really consider yourself an artist you should take it in consideration.

First of all we need to know the possible reasons for a chargeback:
  • Someone used their account/money (unfortunately that one is pretty common).
  • Product hasn't been received (second most common excuse)
  • Product is not what I requested.


What can we do to protect ourselves and prove those people are just trying to scam us?
  • Write a Terms and Conditions.
    That's the MOST IMPORTANT THING YOU REALLY MUST DO. I know it's boring, but the more detailed and long it is the best it will be. You can explain you working and payment process, if you show sketches to the customer... whatever you think it's important, like that they are paying for a digital file and nothing will be printed nor mailed to them.
    Also make them state somewhere (it could be a pre-made sentence they must include on the form) they know what they are requesting, they accept your terms and promise to abide them. It could also be good to make them state they are legal or they have their parents permission to purchase art.
    I know you don't want to do that cause it sounds like a lot of work, but first: you'll be increasing your protection. And second: you'll look a lot more professional, and good clients like to be informed before purchasing a commission.
  • Next thing to do may look difficult at first but it's worth the work. Usually customers send you the payment at your paypal adress, right? Now you'll be doing the opposite thing. How? Using a Paypal invoice.
    It's easy to get there. (Keep in mind I'm from Spain and I don't really know how the English Paypal page looks like but I'll try to explain it as best as I can.) There should be some tabs on the upper part of your account. Click on the one that says "Send/Request money" and then choose "Create an invoice". You can customize your invoices as much as you want (like adding a logo) and you should add your terms on the last box (if they are really long, just copy the most important parts).
    Is this really useful? It is. Just imagine yourself receiving an invoice. Would you pay it if you don't know where it came from? NO. They won't be able to use the "I've sent the payment to the wrong person" excuse.
  • Investigate your customer before accepting any job. You can ask to other artists that have worked with them. Check if they account is very new (that could be a warning), the way they write and talk to you, if they have lots of hidden comments on their profiles...
    There are a couple of site where you can get some info too:
    artists-beware.livejournal.com…
    artists-beware.tumblr.com/
  • Don't be scared to decline customer if they look highly suspicious.


EDIT: If you believe you're safe by getting paid with points, you're totally wrong. DeviantART must give the points back if the customer filled a chargeback against them, so they will take the points from you.

And if you happen to suffer a chargeback someday, spread the word. You don't have to do this all alone. There will be more artist scammed by this person. Share it on your dA, FB, Tumblr, whatever site. If all the scammed artists work together there are more possibilities to get your money back.

This is not a guarantee. But the more obstacles we put on their way, the safer we will rest.

Sincerely yours,
Rina


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© 2015 - 2021 Neko-Rina
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FlufffyKnight's avatar
Hi, Rina 😄 can you tell in more details how do you accept payments at Paypal? After all, it seems there that in order not to withdraw large commissions, it should be sent as a friend, to relatives. But if someone orders you, whom you don’t know, then what should to do?
Neko-Rina's avatar
Oh, no, never send/accept payments for art commissions as a friend.
As an artist, you must always include paypal fees in your prices, it's illegal to make the customer pay for them. So for example, if you wish to receive $10 in the end, then set the payment to something higher like $13-15, (I think the fee varies depending on your country, but it's usually around 5% of the total price).
FlufffyKnight's avatar
Thank you soo much! One more question. You said that you never need to belittle your art, but you don’t need it too high if your work is not professional.  but there are such works that it’s not pleasant to watch, but such high prices for them.  and I want to evaluate my future work correctly.  for starters, is $ 10 expensive or not?  here are my rates for example ^^

PORTRAIT 1 character - 80dA /$1
HALFBODY 1 character - 160 dA/ $2
FULLBODY 1 character - 250dA/$3


CHARACTER WITH DESIGN:
Canon - 80 dA/ $1
SIquel/Crossover/Modern Style/ - 160dA / $2

BACKGROUND
Simple (color, texture & effect) - 80dA $1
Medium - 160dA/ $2

PLUSHES (simple/cute plushies. No realistic animals/mascots.) - 160dA/ $2
Neko-Rina's avatar
Well, when it comes to art, pricing is very subjective so there's no such thing as "too expensive" or "too cheap" because every person has a different financial situation. What can be cheap for you, can be expensive for me at the same time because we live and different countries, our ages are different, our jobs and bills are different, etc.

Now, I haven't seen what your art looks like but, honestly, if you're planning to charge those prices you mentioned, don't do it, please. Those are way too low, it doesn't matter if you're a beginner or not. You can't charge $3 for a fullbody colored piece, that's insane. Let's say it takes 5 hours to draw that fullbody; that would mean you'd only be making 60 cents per hour. You just cannot allow yourself to work for so little.
At the very least you must charge the minimum per hour set on your country. So if the minimum is, for example, $5 per hour, then you should charge $25 for something that takes you 5 hours. If the minimum wage is $10 then you must charge $50 and so on.

If you feel like that is too much to ask for your current level, then I'd recommend to practice and focus on improving your skills rather than selling commissions, because, seriously, you cannot charge such ridiculously low amounts for any type of art. You'll only burn yourself.

Try opening free requests if you're looking to gain experience in drawing for other people.
FlufffyKnight's avatar
Oooh thank you so much, i get it 😅
And one last question (i hope QwQ, i'm sorry for my english 😫)

Do I need to report to PayPal why such an amount so that they do not freeze my account?it was just a case when friends sent money to one. But blocked his account.  Paypal didn't even ask. Only after 3 months they unlocked. Even the limit was not violated. Because I ask.  Well, maybe not report, but at least talk to them and discuss what i can do and what do not.there are no rules for artists. I will create a personal account, but I don’t need a corporate one, I don’t earn millions xD
Neko-Rina's avatar
Uhm, I'm not sure if I understood you so excuse me if my answer doesn't clear your doubt >w<'

From my experience, you don't have to explain anything to Paypal about the amount of money you make, although they might ask you to submit some more information to them (like a scan of your ID and stuff like that) once you reach a certain amount, so they make sure you're a real person. But this might be different depending on every country so I can't say for sure.
FlufffyKnight's avatar
Yes, you correctly understood my question. And thank you so much for the answers 😊❤️❤️❤️❤️❤️ I adore your works. ✨✨✨✨✨✨ and you are wonderful person ever! I'm in your captivity forever 🌌
Shiena-san's avatar
Neko-Rina For the paypal invoicing is it better for you as the artist to send the invoice, or the client? 
Because most of my clients send me the invoice first, and I then follow up on it. 
With this I usually have no problems, since the client knows how to work paypal. 

Any advice would be great ^^
Neko-Rina's avatar
Uhm... I think maybe you're mixing up things. Invoices can only to be sent by the artist/seller since that way it's YOU requesting them to pay. There's no way the client can send you an invoice because that would mean it's you who is paying them.

I guess you meant that they send you the payment to your paypal.

I'd always suggest using invoices because of the reasons I already state in the journal (unless you REALLY trust that person).
Just think about it. You'd never pay an invoice for something you don't know, right? So in case they decided to do a chargeback later on, it will be harder for them to use the excuse "I sent the money to the wrong person" or "I didn't know what I was doing". They received the invoice, they read it, they decided to click on it to pay for it. There's no way that could pass as a wrong transaction.
Shiena-san's avatar
Oh ok and yeah I got things mixed up, sorry.
Ok I'll defiantly be sending invoices from now on.
I should also state that in my terms of service.

Now even if the person still wants a refund, even after all the evidence against them
is it best to get a lawyer involved or no? 
Like who do I go to for help?
Neko-Rina's avatar
I have no clue about that sadly >_<
Shiena-san's avatar
lol oh ok, but thank you for the help anyways ^^
RakPolaris's avatar
Vaya, este journal me salva la vida, muchisimas gracias por redactarlo! Además que da un gustazo leer algo en mi propio idioma, más cuando se trata de temas de pagos y cobros y facturas xD :D
Llevo varios años haciendo comisiones pero hacía tiempo que no me pedían ninguna y de pronto Paypal cambió un montón de términos y condiciones, y cuando leí lo de que podías meterte en problemas por añadir una dirección física y que Paypal te reclamara enviar un paquete casi me da algo :'D

La cosa esque tengo algunas dudas con esto de las facturas (invoices) y aunque he visto/leído tutoriales en inglés, prefiero preguntar este tipo de cosas en español para asegurarme de que lo entiendo al 100%, lamento si este tipo de dudas no van aquí u.u

Una duda que ya sé que es un poco boba, pero no quiero correr riesgos, ¿si en la factura pongo que la divisa es en euros pero mi cliente, por ser americano (por ejemplo) me va a pagar en dólares, debo cambiar la divisa en la factura o avisar al cliente de que convierta el pago de su divisa a la mía? Lo digo porque muchos de mis clientes no suelen manejar el euro y sabiendo lo quisquilloso que puede ser Paypal con según que cosas prefiero ir sobre seguro.

La otra pregunta es referente a las tasas de Paypal. He seguido varios tutoriales aquí en DA y en Tumblr que explican como crear una factura para mandarsela a los clientes. Sin embargo, en el apartado donde te calcula el total y el subtotal del precio, dichos tutoriales añaden la casilla "paypal fee" donde suman las tasas de paypal. Resulta que en mi caso, pongamos que cobro 20€ por una comisión, y asi lo tengo estipulado en mis precios y demás, sin embargo al crear las facturas y añadir esa casilla de "paypal fees", a mi cliente le llega que tiene que pagar 20,80€ por ejemplo. Me da un poco de cosa porque aunque sea cuestión de céntimos, mis clientes ya han visto unos precios que son los que tienen en mente y de pronto les llega mi factura diciendoles que en realidad es un poquito más.
En este caso, ¿debería advertir a mis clientes de dichas tasas, ponerlo por ejemplo en la lista de precios o en el TOS? ¿O hay alguna forma de indicar en la factura que en lugar de sumar las tasas (20+0,80), las descuente (20-0,80) de forma que así los clientes no se lleven esa sorpresa?

Muchas gracias de antemano! :heart:
Neko-Rina's avatar
Hola!

No te preocupes por el cambio de divisa, Paypal hace el cambio automáticamente sin que tengas que preocuparte. Es decir, aunque tú mandes la factura en euros y tu cliente no use ésa divisa, cuando éste acepta hacer el pago Paypal le quita la cantidad equivalente sin que tú ni el cliente tengáis que hacer nada más.

Sobre la otra cuestión; que yo recuerde no se le suma el impuesto al total de la factura.
Es decir, en vez de sumarlo, lo único que hace ésa opción es indicar que tú en ése precio ya incluyes los impuestos que sea. Si la factura son 20 euros seguirán siendo 20, sólo que al cliente además le saldrá que ahí ya incluyes los 80 céntimos de los paypal fees.
AngelicsMana's avatar
Nice one! Even tho i have a question regarding invoice sending...when i send the invoice, i made sure it is customized as invoice per time, or something like that i forgot, this type wont have the shipping cost place that we need to enter, but when my client pays it, its still says "ships to : etc address"..perhaps you know the solutions?? 😅
Neko-Rina's avatar
That is something that has been bugging me (and some other persons too because not everyone is fine with sharing their real address like that, you know). But no, so far I still haven't found a way for the invoice not registering the address of the customer >_<
AngelicsMana's avatar
Hmmmn thanks for replying! But i think i found a way in your journal that says we can go to the invoice setting and add the tracking number, select the not applicable ones and i think that works! Had to do that to all of the transactions i have so far 😂
Neko-Rina's avatar
Ah yeah that's what I do to ensure the transaction has been fully completed and to show paypal the client received something.
But it's still a problem because the address will still appear in the invoice fields and I don't know how to make so the invoice don't save that kind of info.
AngelicsMana's avatar
Hmmmn..how eh, cuz so far the only way to do it is from the clients themselves 😂 but cnt just rely it on them, not all of them listen to us otl
AS-Adoptables's avatar
muchas gracias!! *w* estoy pasando por una situacion asi... tengo un cargo de devolucionde 55 dolares, lo pidieron la semana pasada y el pago fue hecho en abril... no se vale que paypal deje hacer reembolsos despues de tanto tiempo, tomare tus consejos, eres una excelente dibujante por cierto jejeje, toda una inspiracion
Neko-Rina's avatar
Haz un journal con el nombre de la persona que te ha pedido la devolución! (me refiero, tampoco hay que insultarles, pero si te han pedido el dinero de vuelta cuando tú ya entregaste el dibujo la gente merece saber que debe ir con cuidado con ésa persona).

fbjskagf y gracias por el cumplido >///<
AS-Adoptables's avatar
estoy en un dilema ya que esta persona me mando pruebas de que esta en proceso de cancelarloXD, pero no se porque rayos tarda tanto, aunque si dice ahi que el solicito la cancelacion del reembolso, sin embargo como una semana :t
Neko-Rina's avatar
Uhm... bueno, puedes esperar un poco más a ver si se soluciona
Creamymaroll's avatar
OMG De verdad no se comk agradecerte por toda esta información que nos estas dando a todos, de verdad muchas gracias, no sabes el gran favor que nos haces. Deberían de hacerte una santa :iconaliceisexcitedplz:
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